Nieuwe Europese regels VAT in the Digital Age (ViDA) maken e-facturatie de verplichte standaard. Bent u er klaar voor?
Door nieuwe Europese wetgeving stappen alle bedrijven de komende jaren over op digitale facturatie. De EU wil de interne markt stroomlijnen en het btw-gat verkleinen. Daarom komt er één geharmoniseerd systeem voor real-time rapportage: VIDA (VAT in the Digital Age). Voor ondernemers die zakendoen binnen de EU betekent dit dat zij vanaf 1 juli 2030 facturen digitaal gaan uitwisselen én de bijbehorende gegevens elektronisch rapporteren. Veel organisaties weten nog niet wat dit voor hun processen betekent. Kariem Eliasar ging tijdens een webinar in gesprek met Jaap-Jan Nienhuis. De ‘key take aways’ leest u hier.
De voordelen van E-facturatie: minder fouten, lagere kosten
E-facturatie is een volledig geautomatiseerde uitwisseling van facturen tussen ERP-systemen via een gestandaardiseerd format. Daardoor kunnen boekhoudsystemen facturen automatisch verwerken. Belastingautoriteiten krijgen zo bijna realtime inzicht in transacties. Zonder handmatige stappen. Dat maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder. Bedrijven besparen gemiddeld € 12 tot € 40 per factuur doordat handmatig controleren, inscannen en verwerken vervalt. Data staat direct en foutloos in het systeem, wat zorgt voor meer efficiëntie, minder risico’s en snellere betaling.
Grote impact voor internationaal opererende bedrijven
Het is een belangrijke stap voor multinationals die nu met veel verschillende regels te maken hebben. In landen als België en Portugal geldt dit al vanaf 2026; uiterlijk in 2030 moeten álle Europese landen compliant zijn. Het vraagt centrale regie, IT-ondersteuning en heldere communicatie naar alle lokale teams en klanten.
Wat is Peppol en welke rol speelt het?
Peppol (Pan- European Public Procurement Online) is hét beveiligde netwerk waarmee e-facturen veilig en betrouwbaar worden uitgewisseld. Een digitale ‘verzendstraat’ die authenticiteit en ontvangst bevestigt. Bedrijven ontvangen een bevestiging zodra een factuur is afgeleverd, vergelijkbaar met aangetekende post. Dat maakt het proces transparant: u weet precies wanneer een factuur is verstuurd én ontvangen. Voor de Nederlandse overheid is het gebruik van Peppol al verplicht. Veel moderne ERP-pakketten (zoals AFAS) ondersteunen Peppol al standaard. Dan is overstappen vaak niet meer dan een instelling activeren. Maar wanneer een systeem dit nog niet ondersteunt, is koppeling via een dienstverlener nodig. Aangezien facturen gevoelige bedrijfsinformatie bevatten zoals klant- en bedrijfsgegevens vraagt de implementatie dus ook aandacht voor cybersecurity en governance. U heeft de keuze om dit zelf in te stellen in uw systemen of uit te besteden via een gespecialiseerde partner. Kies bewust en zorg dat u op tijd overstapt.
Goede communicatie is cruciaal voor een soepele overgang
Zorg ruim op tijd voor duidelijke uitleg richting klanten. Zo voorkomt u fouten, vertraging en frustratie. Zeker wanneer u samenwerkt met landen waar de adoptie al eerder verplicht wordt, is goede voorbereiding essentieel.
Heeft u vragen?
Wilt u weten hoe u compliant blijft, maar ook hoe u de financiële processen verder optimaal voorbereidt? Meijers Credit als strategische creditmanagementpartner helpt u graag met grip op nauwkeurige facturatie en efficiency. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of vragen: info@meijerscredit.nl of +31 20 642 0524.
